Privatlivspolitik

Rødding Friskole & Børnehave behandler personoplysninger og har derfor udarbejdet denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller forældre, der har børn i vores skole og børnehave, hvordan vi behandler personoplysninger. Alle forældre bør læse denne politik og såfremt de har spørgsmål til denne politik er de altid velkommen til at kontakte os.

 

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Rødding Friskole & Børnehave er dataansvarlig, og vi sikrer, at de personoplysninger vi behandler behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Skolens bestyrelsesformand Jens Horstmann kan kontaktes på tlf. nr.  23238322 og på mail [email protected].

Skolens leder Jens Christiansen kan kontaktes på tlf. nr. 22921542 og på mail [email protected]

 

2. Formålet med og retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger

Vi indsamler og behandler personoplysninger for at drive skole og børnehave.

Retsgrundlaget er forældrenes aftale med Rødding Friskole & Børnehave om optagelse af deres barn/børn i skolen og/eller børnehaven (indmeldelsesblanket).

Rødding Friskole & Børnehaves forældre er forpligtede til at give os de personoplysninger, vi skal bruge for at kunne indgå en aftale om optag på skolen.

3. Kategori af personoplysninger og samtykker

Elever i skolen og børn i børnehaven

Om vores elever modtager vi fra forældrene følgende almindelige personoplysninger: navn, adresse, cpr.nr., barnets læge og tandlæge.

I forbindelse med indmeldelse svarer forældrene endvidere på, om der er oplysninger om barnets sygdomme, allergier, syn, hørelse mv., som kan have betydning for skolegangen eller gangen i børnehaven. Svar herpå kan indeholde særlige følsomme personoplysninger. Disse oplysninger videregives ikke uden forældrenes samtykke.

Endvidere spørger vi i forbindelse med indmeldelse forældrene, om barnet tidligere har været i kontakt med PPR, talepædagog, AKT, SP eller andet, som kan være relevant for skolegangen eller gangen i børnehaven samt spørger om årsagen hertil. Svar herpå kan indeholde særlige følsomme personoplysninger. Hvis forældrene svarer bekræftende herpå, beder vi om forældrenes samtykke til at indhente oplysningerne herom. Disse oplysninger videregives ikke uden forældrenes samtykke.

Endelig beder vi i forbindelse med indmeldelse på skolen om forældrenes samtykke til, at vi må bruge billeder og videoklip på skolens hjemmeside, sociale medier, nyhedsmedier, skriftlig og elektronisk materiale om skolen.

Såfremt der laves en indstilling til talepædagog, fysioterapeut eller PPU indhentes forudgående samtykke hos forældrene og der videregives således ingen oplysninger i den forbindelse uden samtykke.

Alle elever på skolen tildeles et UNI-login og en Google-konto under Rødding Friskole & Børnehaves domæne.

Såfremt børn i børnehaven modtager søskenderabat eller økonomisk friplads via kommunen, så modtager vi tilskudslister fra kommunen med oplysning herom.

Såfremt elever i skolen modtager fripladstilskud fra Fordelingssekretariatet, så modtager vi tilskudslister fra Fordelingssekretariatet herom.

Forældre

Fra forældrene modtager vi følgende almindelige personoplysninger: navn, adresse, tlf.nr., mailadresse samt cpr.nr. samt oplysning om hvorvidt forældremyndigheden er delt eller fælles.

Vi har endvidere en ”Forældre-bank” på skolens hjemmeside, hvor forældrene kan melde ind med hvilke kompetencer de har og hvad de gerne vil hjælpe med på skolen. Vi kan modtage personoplysninger i den forbindelse. Ved tilmelding til ”Forældre-banken” samtykker forældrene til, at vi videregiver oplysningerne i ”Forældrebanken” til Støtteforeningen Rødding Friskole & Børnehave.

 

Venteliste

Det er muligt at komme på venteliste til en plads i skolen og børnehaven. I så fald modtager vi oplysninger om barnets navn, adresse og fødselsdag og år samt forældrenes navn, adresse, tlf., mail samt oplysning om forældremyndigheden er delt eller fælles. Der indhentes samtykke til at gemme disse oplysninger så længe man står på ventelisten og det skal oplyses hvor længe man ønsker at stå på ventelisten.

 

4. Behandling og videregivelse af personoplysninger

Vi anvender de personoplysninger vi indsamler om vores forældre og elever i skolen / børn i børnehaven til at kunne drive skole og børnehave, herunder opkræve betaling for at gå i skolen og børnehaven, indberetninger af elever til Børne- og Undervisningsministeriet, indberetning af børnehavebørn til kommunerne osv. Nødvendige oplysninger videregives mellem børnehaven og skolen.

I børnehaven gennemføres skoleparathedsundersøgelser af børnene og hvor det vurderes nødvendigt, en DPU (Dansk Pædagogisk undersøgelse) samt sprogvurdering af børn hvor skønnes behov. Disse materialer videregives i nogle tilfælde, efter forudgående samtykke fra forældrene, hvor vi f.eks. skal søge ressourcetimer hos kommunen til børn med særlige behov eller søge om økonomisk støtte til sprogarbejde med 2-sprogede barn.

I løbet af skolegangen bliver der gennemført forskellige test og evalueringer af eleverne. Disse videregives ikke uden samtykke.

Både i skolen og i børnehaven gennemføres løbende forældresamtaler og evt. andre møder med forældrene, hvor der kan blive udfærdiget noter og referater. Disse videregives ikke uden samtykke.

Endvidere kan der være tilfælde, hvor børn og elever drøftes på medarbejdermøder, lærermøder, faggruppemøder mv. I så tilfælde kan personoplysninger eller oplysninger som kan henføres til bestemte børn/elever fremgår af mødereferater. Disse referater videregives ikke.

Eleverne bruger deres UNI-login i løbet af skolegangen til at få adgang til IT-baseret undervisningsmateriale samt til at kunne kommunikere elektronisk med både lærer og andre elever samt dele undervisningsrelateret materiale med hinanden.

Vi bruger Google Workspace, Google tillægstjenester og API i undervisningen. Det inkluderer adgang til Googles kernetjenester som bl.a. Gmail, Drev og Docs, Classroom og Chat. Endvidere kan vi i forbindelse med undervisningen benytte andre Google tjenester, også kaldet ”yderligere Tjenester” eller ”tillægstjenester”. Det er eksempelvis Google Maps, Google Books og YouTube. Endelig kan vi også tillade API-adgange, dvs., at skolens Google konti kan benyttes til at logge ind på godkendte hjemmesider og tjenester, f.eks. Adobe, IntoWords og Kahoot.

I 8. og 9. klasse gennemføres uddannelsesparathedsvurderinger. Disse oplysninger videregives elektronisk til relevante myndigheder. I forbindelse med udskolingselevernes efterfølgende uddannelsesvalg videregives også forældrenes navne, adresse og cpr.nr. til relevante myndigheder til brug for forældrenes elektroniske underskrift heraf.

Når eleverne får karakterer i 8. klasse og 9. klasse, så registreres disse, både til brug for indberetninger til relevante myndigheder samt til brug for udarbejdelse af eksamensbeviser. Ud over indberetning videregives disse karakterer ikke.

Såfremt elever i skolen skal i brobygningsforløb, så modtager Vejen Kommune oplysning om hvilke elever der går i de relevante klasser, herunder eleverne navne, adresser og cpr.nr. samt forældrenes navne og adresser.

Hvis Rødding Friskole & Børnehave bliver udtrukket til at deltage i PISA undersøgelser, er vi forpligtede til at gøre dette. En forskergruppe fra PISA gennemfører deres undersøgelser for bl.a. Børne- og Undervisningsministeriet og i forbindelse med undersøgelserne videregiver Børne- og Undervisningsministeriet relevante elevoplysninger til PISA trukket fra vores årlige elev-indberetninger til samme.

Sundhedsplejersken i Vejen Kommune modtager tillige oplysning om hvilke elever der går I de klasser sundhedsplejersken skal i kontakt med, herunder elevernes navn, adresser og cpr.nr. samt forældrenes navne og adresser. Skolen har meddelt Vejen Kommune fuldmagt til at indhente disse oplysninger digitalt via den UNI-Login løsning der bruges i grundskolen. I forbindelse med sundhedsplejens arbejde med eleverne behandles oplysninger, herunder gennemføres spørgeskemaundersøgelser digitalt. Kommunen indhenter samtykke hos forældrene til elevernes besvarelse af spørgeskemaerne (i skoletiden).

Skolen ansøger hvert skoleår Fordelingssekretariatet om tilskud til generel befordring. I den forbindelse videregiver vi oplysninger om eleverne til sekretariatet, herunder elevernes adresse, som bruges til beregning af tilskuddet.

Skolen bruger endvidere personoplysningerne til generel kommunikation med forældre, børn, og elever. Der sendes f.eks. breve og mail, ligesom der udarbejdes f.eks. klasselister og andre oversigter.

Skolen udarbejder endvidere hvert år en adressefolder, hvori elevernes/børnenes navn, adresse, fødselsdato og klassetrin/børnehave fremgår. Endvidere fremgår forældrenes navn, adresse, tlf. og mailadresser. Denne adresseliste udleveres til alle familier og ansatte i børnehaven og på skolen.

I forbindelse med udsendelse af ”Fredagshilsen” har vi registeret forældrenes mailadresser, som modtagere af Fredagshilsen.

I vores børnehave har vi en tavle på væggen, hvor børnenes forældre markerer hvornår børnene hentes ved at hænge et portrætbillede af barnet op på det klokkeslæt hvor barnet hentes. Portrætbillederne af de børn som ikke er mødt ind i børnehaven den pågældende dag hænger samlet nederst på tavlen.

På vores hjemmeside fremgår hvem der er medlem af skolens bestyrelse og børnehavens forældreråd. Der er på hjemmesiden et portrætbillede af bestyrelsesmedlemmerne og under billedet er deres navn, titel, mailadresse og telefonnummer. Medlemmerne af børnehavens forældreråd fremgår på hjemmesiden med navns nævnelse. I børnehaven hænger et opslag på væggen med et portrætbillede af medlemmerne af børnehavens forældreråd (medlemmets børnehaven barn/børn kan også være med på billedet) sammen med deres navn og oplysning om hvilket/hvilke børnehavebarn/børn medlemmet er forældre til.

I forbindelse med revision af skolens regnskab videregives visse personoplysninger til skolens revisor. F.eks. oplysninger om til hvilke elever vi modtager et specialundervisningstilskud samt oplysninger revisor skal bruge til afstemning af f.eks. modtaget fripladstilskud, økonomiske fripladstilskud og søskendetilskud fra kommunen.

Såfremt det, efter gennemførelse af skolens sædvanlige rykkerprocedure, er nødvendigt at inddrive skolepengerestance via Gældsstyrelsen, videregives forældrenes fulde navne, cp.nr. samt oplysning om restancen til Gældsstyrelsen.

 

5. Opbevaring og sletning af personoplysninger

Rødding Friskole & Børnehave opbevarer personoplysninger i henhold til retningslinjer på området.

Vi opbevarer alene personoplysninger så længe det er nødvendigt. Det vil sige, at personoplysninger om vores børnehavebørn, skolebørn og disses forældre slettes og makuleres, når børnene/eleverne ikke længere går på skolen. I de fleste tilfælde fortsætter vores børnehavebørn i skolen og i så tilfælde gemmes oplysningerne fra børnehaven i børnenes indskolingsår.

Visse oplysninger skal vi dog gemme i 5 år som følge af reglerne på området for bogføring og regnskaber. Det drejer sig om oplysninger vedrørende opkrævede skolepenge og modtagne tilskud.

Ifølge særlovgivning er vi forpligtede til at gemme afgangselevernes eksamensbeviser til tid og evighed.

6. Dine rettigheder

Du har til enhver tid ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi har og behandler om dig. Ønsker du indsigt, skal du skrive til os på mailadressen [email protected] og vi imødekommer din indsigtsret så hurtigt som muligt.

Du har ret til at få urigtige personoplysninger rettet.

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine personoplysninger inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Du kan kontakte os, hvis du mener, at dine personoplysninger skal slettes eller bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, har du mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

7. Hjemmeside – Cookies

En cookie er en lille tekst-fil, som vi gemmer på din computer for at kunne holde styr på, hvad der sker under dit besøg på Rødding Friskole & Børnehaves hjemmeside og for at kunne genkende computeren. En cookie indeholder kun tekst, er ikke et program og indeholder ikke virus.

Cookies er nødvendige for at vores hjemmeside kan fungere optimalt.

Du kan altid afvise cookies på din computer ved at ændre indstillinger i din internetbrowser.

 

8. Sikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, så vi beskytter dine personoplysninger mod f.eks.  uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler personoplysninger. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores data via firmaet Skole IT. Vi beskytter også fortroligheden af dine data ved hjælp af kryptering (sikker mail) og sikker deling via Google drev.

Vi har indgået databehandleraftaler med alle relevante parter som behandler vores data.

9. Opdatering af denne politik

Rødding Friskole & Børnehave er forpligtiget til at overholde reglerne om databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med lovgivningen.

Denne politik kan ændres uden varsel. Den nyeste opdaterede politik vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil vi orientere herom i vores Fredagshilsen.

Denne politik er senest opdateret i juni 2024.